مراحل فرایند خرید سازمانی

فرآیند خرید سازمانی
فارسی

فروش در بازارهای صنعتی  یا (B2B  ) اتفاقی نیست !!! ما در فعالیت 10 ساله خود در زمینه بازاریابی و فروش صنعتی با شرکت ها و کسب و کارهای مختلفی همکاری داشته ایم که در بازارهای مختلفی مانند سیمان، نفت و گاز ، فولاد ، نیروگاهی ، صنایع ریلی و ... فعالیت داشته اند. این تجربه عملی در زمینه فروش سازمانی به ما کمک کرد تا بتوانیم فرآیند علمی خرید سازمانی را در عمل مورد مطالعه و بررسی  قرار دهیم و تجربه حاصل از آن را به خوانندگان انتقال دهیم. بر اساس تصویر زیر معمولا شرکت ها و سازمانها 7 مرحله برای خرید یک محصول یا خدمت را طی می کنند :

               فرایند خرید سازمانی

مرحله اول : پیشبینی و تشخیص یک مساله یا نیاز:

در این مرحله خریداران توسط بخش های مختلف سازمان خود مانند واحد فنی ، انبار ، تدارکات ، بازرگانی، پرسنل تولید و ... ممکن است برای واحدهای تولیدی و تعمیراتی و ... این نیاز را تشخیص دهند. حال ممکن است این نیاز شناسایی شده ، نیازی باشد که  شرکت ها در طول سال به دفعات متعدد آن را سفارش دهند و یا ممکن است یک محصول جدید یا خدماتی جدید باشد.

مرحله 2‏ : تعیین و توصیف مشخصات و تعداد موارد مورد نیاز ‏:

در این مرحله باید مشخصات، تعداد و کلیه اطلاعات در ارتباط با نیاز شناسایی شده، تعیین گردد. که این مشخصات‏ بوسیله تقاضای واحد های مختلف شرکت مانند واحد تولید ، ‏تعمیرات، ساخت و ... مشخص می گردد. در نتیجه ، معیارهایی که در تعیین مواد اولیه ‏و تجهیزات مورد نیاز استفاده می شود باید از نظر فنی بسیار دقیق و با جزئیات باشد تا در موجودی ‏انبار بیش از حد کم یا زیاد نشود ‏. به ‏همین دلایل ، کارشناسان فنی متنوعی مانند افرادیکه محصولات یا خدمات را استفاده ‏می کنند، به طور معمول در این مرحله درگیر می شوند. ‏

کارشناسان فنی باید توصیف روشن و ‏دقیقی از آنچه که نیاز دارند، حجم مورد نیاز و زمان نیاز به محصول یا خدمت را به اعضای دیگر ‏مرکز خرید ابلاغ کنند. به عنوان مثال شرکت فولاد مبارکه اصفهان تصمیم می گیرد خط جدید خود را به جرثقیل های جدید با توان بالاتر تجهیز کند باید تعداد جرثقیل ها ، نوع تجهیزات ابزار دقیق مانند برند درایوها و مقاومت های ترمز، نوع وینچ و قدرت موتورها و... به شکل کامل و با جزئیات و توصیفات روشن تعیین گردد و برای این کار از کارکنان بخش هایی مانند مکانیکال جرثقیل، واحد برق وابزاردقیق، سالن تولید و... ‏استفاده می شود و به کل واحدهای خرید این تجهیزات ابلاغ شود.

 

مرحله 3 : جستجو و تعیین صلاحیت تامین کنندگان احتمالی:

زمانیکه سازمان به طور واضح نوع محصولات یا خدمات مورد نیاز را ‏تعریف کرد ، جستجو برای یافتن تامین کنندگان احتمالی آغاز می شود.‏

اگر محصول یا خدمت، قبلا خریداری شده باشد، این جستجو برای خرید از تامین کننده به تعداد ‏کمی تامین کننده که در گذشته رضایت شرکت را جلب کرده اند محدود می ‏شود. اگر خرید شامل یک محصول یا خدمت جدید باشد و یا اگر محصول یا ‏خدمت مورد نیاز پیچیده و گران باشد (اگر محصول نیازمند یک ‏تصمیم خرید ریسکی باشد ) خریداران سازمانی اغلب به دنبال چندین تامین ‏کننده احتمالی می گردند تا مطمئن شوند که یک تامین کننده با بهترین و ‏مطلوب ترین محصول یا خدمت را انتخاب می کنند. ‏

به طور مثال کارخانه فولاد خوزستان غلتک های واحد نورد را به صورت ماهیانه خریداری می کند و به همین دلیل این یک خرید مجدد محسوب می شود و به همین دلیل تعداد تامین کنندگان محدودی مانند چدن سازان و غلتک سازان در این مرحله کافی است. در مقابل هنگامی که این شرکت بخواهد به عنوان مثال یکی از خطوط خود را مجهز به سیستم توزین الکتریکی بنماید به دلیل اینکه یک خرید جدید، پیچیده و پر هزینه است ممکن است در این مرحله تعداد بیشتری از تامین کنندگان و سازندگان مشخص و تعیین صلاحیت شوند.

مرحله 4‏ : درخواست از تامین کنندگان برای ارائه پیشنهادات یا شرکت در ‏مناقصه و تجزیه و تحلیل پیشنهادات و مناقصات

‏پس از اینکه تامین کنندگان احتمالی مشخص شدند خریدار از آنها درخواست می ‏کند تا پیشنهادات خود را ارسال کنند یا در مناقصه شرکت کنند. هنگامی که ‏محصول یا خدمت به طور مکرر خریداری می شود ، محصول یا خدمت ‏استاندارد یا از نظر فنی ساده است ( مانند پیچ ، کاغذ ، کفش ایمنی ، لباس کار و...)‏  این فرآیند خیلی ‏گسترده نمی شود. ممکن است خریدار به سادگی از طریق چندین کاتالوگ تامین ‏کننده یا ایجاد تماس های تلفنی محدود مشورت بگیرد. برای کالاها و خدمات ‏پیچیده تر و گرانتر خریدار و تامین کننده درگیر مذاکرات طولانی و پیچیده  می شوند و از ‏هر فروشنده احتمالی پیشنهادات مکتوب گرفته می شود و ممکن است بین تعدادی از تامین کنندگان احتمالی مناقصه برای دریافت قیمت ، پیشنهادات فنی و خدمات پس از فروش برگزار شود. ‏

مرحله 5‏ : ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تامین کنندگان ‏

در این مرحله از فرآیند خرید سازمانی، اعضای واحد تصمیم گیری خرید پیشنهادات ‏مختلف از تامین کنندگان احتمالی را بررسی می کنند. سازمان خریدار ممکن است مذاکراتی با یک یا چند فروشنده احتمالی داشته باشد تا جنبه های مختلف ‏داد و ستد را بررسی کنند. در نهایت ، یک یا دو تامین کننده انتخاب می شوند و ‏توافقات خرید امضاء می شود.‏ افراد در واحد خرید سازمان ( مثلا مدیران و کارشناسان خرید و تدارکات ) معمولا پیشنهادات را ارزیابی ‏می کنند و با استفاده از برخی معیار ها تامین کننده نهایی را انتخاب می کنند. با این حال ممکن است در این مرحله افرادی از سایر واحد ها مانند پرسنل فنی و اجرایی نیز در ارزیابی و انتخاب تامین کننده نهایی نقش داشته باشند ‏مخصوصا زمانیکه خرید پیچیده و هزینه بر است.‏

 مرحله 6: انتخاب یک رویه سفارش

 تا زمانی که محصول خریداری شده تحویل داده نشود هیچ استفاده ای برای سازمان ‏ندارد. در نتیجه بعد از اینکه یک سفارش به یک تامین کننده داده شد ، واحد ‏خرید تلاش می کند تا کالاهای تحویل گرفته شده از تامین کننده را با نیاز شرکت از آن محصول ‏تطابق دهد. بعد از اینکه سفارشی تحویل گرفته شد سایر فعالیت های داخلی نیز ‏باید انجام شود مثلا باید محصولات بازرسی شود، بهای آن ‏پرداخته شود و در موجودی انبار شرکت ثبت گردد.

مرحله 7 : ارزیابی عملکرد و بازخورد : ‏

هنگامی که کالاها تحویل داده شدند ، ارزیابی بوسیله مشتری آغاز می شود. این ‏ارزیابی هم بر محصول و هم بر خدمات تامین کننده تمرکز دارد. این مرحله ، ‏مرحله ای است که در آن پیگیری توسط فروشنده اهمیت ضروری دارد. کالاها ‏بازرسی می شوند تا تعیین شود که آیا مطابق با مشخصات توصیف شده در ‏قرارداد خرید هستند؟ پس از آن استفاده کنندگان از محصول ( کاربران ) در ‏مورد تطابق عملکرد محصول با انتظاراتشان قضاوت می کنند. به طور مشابه ، ‏عملکرد تامین کننده را می توان بوسیله معیارهایی از قبیل تحویل به موقع، کیفیت ‏محصول و خدمات پس از فروش ارزیابی نمود. در بسیاری از سازمان ها این ‏ارزیابی یک فرآیند رسمی است و شامل گزارش های مکتوب از واحد کاربر ‏محصول و سایر کارکنان درگیر در خرید می شود. واحد خرید اطلاعات بدست ‏آمده را نگهداری می کند تا در ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تامین کنندگان در ‏خریدهای مشابه بعدی استفاده کند. ‏

 

نویسنده: گروه دوتاک

برگرفته از کتاب:

Mark_W._Johnston,_Greg_W._Marshall_Sales_Force_Management_Leadership,_Innovation,_Technology_12th_Edition

 

برچسب ها: 

افزودن دیدگاه جدید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.
CAPTCHA
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.